docuteam:nutzen
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docuteam:nutzen [2013/10/15 08:55] – angelegt Tobias Wildi | docuteam:nutzen [2023/02/06 14:34] (aktuell) – gelöscht Administrator | ||
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- | ====== Nutzen Sie Ihr Archiv! ====== | ||
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- | Wir haben Ihr Archiv neu geordnet, verzeichnet und in alterungsbeständige Archivbehältnisse umgepackt. Das Archiv ist nun bereit zur Nutzung. Das Archivverzeichnis erhalten Sie von uns in Form einer PDF-Datei, denn die Katalogdaten gehören selbstverständlich Ihnen. Um die Archivrecherche zu vereinfachen, | ||
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- | http:// | ||
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- | Sie loggen sich mit einer von Ihnen gewählten E-Mail-Adresse und einem Passwort ein. | ||
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- | Archivbewirtschaftung\\ | ||
- | Damit das Archiv auch längerfristig funktioniert, | ||
- | Trennung von Langzeitarchiv und Abteilungsarchiven\\ | ||
- | – Was wir für Sie geordnet und verzeichnet haben, ist das Langzeitarchiv. Es enthält nur Unterlagen, die auf Dauer archivwürdig sind. Aus diesem Grunde rechtfertigt sich die Verzeichnung und alterungsbeständige Verpackung. In der Regel handelt es sich bei den verzeichneten Beständen um abgeschlossene Archivgenerationen, | ||
- | – Was noch nicht verzeichnet ist und was laufend produziert wird, bewahren die Verwaltungsabteilungen in ihren Abteilungsarchiven auf.\\ | ||
- | Abteilungsarchive\\ | ||
- | – In den Abteilungsarchiven befinden sich zwei Arten von Unterlagen: a) solche, die später ins Langzeitarchiv übergehen; b) solche, die nur für eine gewisse Frist aufzubewahren sind. Idealerweise sind diese Unterlagen bei der Einrichtung der Abteilungsarchive bereits zu trennen (z. B. separate Aufstellung von Rechnungsbänden und Belegen).\\ | ||
- | Eingliederung neuer Unterlagen ins Langzeitarchiv\\ | ||
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- | – Die von uns abgegebenen Verzeichnisse sind Auszüge aus unserer Datenbank. Aus diesem Grunde sollten Sie keine Ergänzungen im Verzeichnis von docuteam vornehmen, da diese bei einer Weiterarbeit in der Datenbank verloren gehen würden. | ||
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- | Vorgehen bei der Eingliederung neuer Dossiers ins Langzeitarchiv\\ | ||
- | – Bei der Eingliederung neuer, für dauernd aufbewahrungswürdig befundener Unterlagen ist wie folgt vorzugehen: | ||
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- | – pro Dossier einen säurefreien Aktenumschlag umlegen, | ||
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- | Alterungsbeständige Archivbehältnisse\\ | ||
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- | – Die Unterlagen im Langzeitarchiv sollten jedoch alterungsbeständig verpackt werden. Es geht darum, die häufig sauren Papiere mit einer säurefreien, | ||
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- | Beschriftungen im Langzeitarchiv\\ | ||
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- | – Wenn Sie Ihre Archivalien etikettieren wollen, verwenden Sie auf keinen Fall handelsübliche Selbstklebeetiketten; | ||