docuteam:transfer_10
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docuteam:transfer_10 [2015/08/17 17:06] – Tobias Wildi | docuteam:transfer_10 [2017/09/05 16:21] – Externe Bearbeitung 127.0.0.1 | ||
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===== Lösung ===== | ===== Lösung ===== | ||
- | Die Mitarbeitenden können ein Dossier als abgeschlossen markieren, indem sie die Beschriftung des zu archivierenden Ordners mit dem Zusatz «_Archiv» ergänzen (vgl. untenstehende Abbildung). | + | Die Mitarbeitenden können ein Dossier als abgeschlossen markieren, indem sie die Beschriftung des zu archivierenden Ordners mit dem Zusatz «_Archiv» ergänzen (vgl. untenstehende Abbildung). Es kann auch ein anders lautender Zusatz eingestellt werden. |
{{ : | {{ : | ||
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===== Anforderungen ===== | ===== Anforderungen ===== | ||
- | Derzeit ist die Ausführung von docuteam transfer nur in Windows-Umgebungen möglich. Dabei werden folgende Technologien eingesetzt: Windows-Batchdatei, | + | Derzeit ist die Ausführung von docuteam transfer nur in Windows-Umgebungen möglich. Dabei werden folgende Technologien eingesetzt: Windows-Batchdatei, |
===== Kosten und Lizenzierung ===== | ===== Kosten und Lizenzierung ===== | ||
- | Docuteam | + | docuteam |
- | Docuteam | + | docuteam |
===== Konditionen ===== | ===== Konditionen ===== | ||
- | Die Einführung von docuteam transfer erfolgt grundsätzlich durch die zuständige | + | Die Einführung von docuteam transfer erfolgt grundsätzlich durch Ihre Informatikstelle, |
===== Funktionsablauf ===== | ===== Funktionsablauf ===== | ||
- | Diverse Überprüfungen: | ||
- | Ist in der Quelle ein Ordner mit dem Suffix vorhanden? | ||
- | Ist die Pfadlänge kleiner als 256 Zeichen? | ||
- | Bestehen Subfolder, die das Suffix ebenfalls enthalten? | ||
- | Ist der Ordner am Ziel vorhanden? | ||
- | Robocopy ist ein sehr zuverlässiger Kopierbefehl der Windows CMD. | + | === 1. Diverse Überprüfungen: |
+ | * Ist in der Quelle ein Ordner mit dem Suffix vorhanden? | ||
+ | * Ist die Pfadlänge kleiner als 256 Zeichen? | ||
+ | * Bestehen Subfolder, die das Suffix ebenfalls enthalten? | ||
+ | * Ist der Ordner am Ziel vorhanden? | ||
+ | === 2. Kopieren von Ablage ins Archiv === | ||
- | Vergleich der MD5-Checksumme der Quell- und Zieldatei | + | === 3. Vergleich der MD5-Checksumme der Quell- und Zieldatei |
+ | === 4. Suffix entfernen === | ||
+ | Am Ziel wird beim kopierten Ordner das Suffix entfernt. | ||
- | Am Ziel wird beim kopierten Ordner das Suffix entfernt. Falls ein Ordner mit diesem Namen existiert, wird der Inhalt in diesen Ordner verschoben. | + | === 5. Löschen und Aufräumen === |
- | + | Der Quellordner wird gelöscht, Meldung per E-Mail über Fehler oder Erfolgsfall. Im Fehlerfall wird ein entsprechender Log-Auszug mitgesendet. | |
- | + | ||
- | Der Quellordner wird gelöscht. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | Meldung per E-Mail über Fehler oder Erfolgsfall. Im Fehlerfall wird ein entsprechender Log-Auszug mitgesendet. | + | |
Batch und Log Dateien werden für allfällige spätere Analysen gespeichert. | Batch und Log Dateien werden für allfällige spätere Analysen gespeichert. | ||
- | ====== Anpassungsoptionen | + | ===== Anpassungsoptionen ===== |
In der Batchdatei «docuteam transfer.cmd» werden alle notwendigen Parameter definiert und an «docuteam transfeBin.cmd» übergeben. Es sind folgende Anpassungen erforderlich: | In der Batchdatei «docuteam transfer.cmd» werden alle notwendigen Parameter definiert und an «docuteam transfeBin.cmd» übergeben. Es sind folgende Anpassungen erforderlich: | ||
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SET sourceFolderName=Ablage | SET sourceFolderName=Ablage | ||
SET destDrive=%rootDrive%\Archiv | SET destDrive=%rootDrive%\Archiv | ||
- | '' | + | '' |
- | Zielordnerzusatz zum Root-Knoten | + | |
- | | | + | |
| '': | | '': | ||
SET destDrive=%rootDrive%\ Zwischenordner\!sourceFolderName! | SET destDrive=%rootDrive%\ Zwischenordner\!sourceFolderName! | ||
'' | '' | ||
+ | |||
+ | In der Datei «mail/ | ||
+ | |||
+ | | -to g.lins@docuteam | Empfänger | | ||
+ | | -from support@firma.ch | Absender | | ||
+ | | -id support@firma.ch | SMTP | | ||
+ | | – Server | Login | | ||
+ | | -password strenggeheim123 | SMTP – Server Passwort | | ||
+ | | -ssl | Verwendung der SSL-Verschlüsselung für den SMTP Server | | ||
+ | | -smtp smpt.gmail.com | SMTP Server Name | | ||
+ | | -port 587 | SMTP Server Port | | ||
+ | |||
+ | ===== Verhalten von docuteam transfer bei Sonderfällen ===== | ||
+ | === a) Mehrere Teildossiers === | ||
+ | |||
+ | | Sachverhalt: | ||
+ | | Verhalten des Skripts: | Sämtliche Unterordner (Teildossiers) werden ebenfalls in das Archiv verschoben.| | ||
+ | | Massnahmen: | Es sind keine Massnahmen erforderlich, | ||
+ | |||
+ | === b) Dossier und Teildossier als Suffix markiert === | ||
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+ | | Sachverhalt: | ||
+ | | Verhalten des Skripts: | Das Skript bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus. | | ||
+ | | Massnahmen: | Es wird Liste mit den betroffenen Dossiers/ | ||
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+ | === c) Mutation an übergeordneten Ordnern === | ||
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+ | | Sachverhalt: | ||
+ | | Verhalten des Skripts: | Das Skript erstellt zwei Unterstrukturen, | ||
+ | | Massnahmen: | Änderungen am Ordnungssystem sind im Archivbereich nachzuführen. Ordnungssystempositionen dürfen nur dann neu benannt werden, wenn unter dieser Position nie Unterlagen abgelegt wurden. Die Mitarbeitenden sind dahingehend zu instruieren, | ||
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+ | === d) Identische Dossiers an gleicher Position === | ||
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+ | | Sachverhalt: | ||
+ | | Verhalten des Skripts: | Das Skript bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus.| | ||
+ | | Massnahmen: | Archivierte Ordner dürfen nicht weiter bearbeitete werden. | |