docuteam:transfer_10
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docuteam:transfer_10 [2015/08/17 17:07] – Tobias Wildi | docuteam:transfer_10 [2019/01/07 11:24] – Externe Bearbeitung 127.0.0.1 | ||
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======docuteam transfer 1.0====== | ======docuteam transfer 1.0====== | ||
+ | **Bitte beachten Sie: docuteam transfer ist seit September 2018 End of Life. Wir liefern auf Anfrage den Quellcode zwar noch aus, bieten aber nur noch eine eingeschränkte Unterstützung für bestehende Kunden und führen keine Installationen mehr durch.** | ||
docuteam transfer automatisiert die Verschiebung abgeschlossener Dossiers aus dem Dateisystem in einen Speicherbereich. Die Unterlagen abgeschlossener Geschäfte verbleiben damit nicht länger in der Ablage, sondern werden auf ein Archivlaufwerk mit identischer Struktur geschrieben (Archivbereich), | docuteam transfer automatisiert die Verschiebung abgeschlossener Dossiers aus dem Dateisystem in einen Speicherbereich. Die Unterlagen abgeschlossener Geschäfte verbleiben damit nicht länger in der Ablage, sondern werden auf ein Archivlaufwerk mit identischer Struktur geschrieben (Archivbereich), | ||
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===== Lösung ===== | ===== Lösung ===== | ||
- | Die Mitarbeitenden können ein Dossier als abgeschlossen markieren, indem sie die Beschriftung des zu archivierenden Ordners mit dem Zusatz «_Archiv» ergänzen (vgl. untenstehende Abbildung). | + | Die Mitarbeitenden können ein Dossier als abgeschlossen markieren, indem sie die Beschriftung des zu archivierenden Ordners mit dem Zusatz «_Archiv» ergänzen (vgl. untenstehende Abbildung). Es kann auch ein anders lautender Zusatz eingestellt werden. |
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===== Anforderungen ===== | ===== Anforderungen ===== | ||
- | Derzeit ist die Ausführung von docuteam transfer nur in Windows-Umgebungen möglich. Dabei werden folgende Technologien eingesetzt: Windows-Batchdatei, | + | Derzeit ist die Ausführung von docuteam transfer nur in Windows-Umgebungen möglich. Dabei werden folgende Technologien eingesetzt: Windows-Batchdatei, |
===== Kosten und Lizenzierung ===== | ===== Kosten und Lizenzierung ===== | ||
- | Docuteam | + | docuteam |
- | Docuteam | + | docuteam |
===== Konditionen ===== | ===== Konditionen ===== | ||
- | Die Einführung von docuteam transfer erfolgt grundsätzlich durch die zuständige | + | Die Einführung von docuteam transfer erfolgt grundsätzlich durch Ihre Informatikstelle, |
===== Funktionsablauf ===== | ===== Funktionsablauf ===== | ||
- | Diverse Überprüfungen: | ||
- | Ist in der Quelle ein Ordner mit dem Suffix vorhanden? | ||
- | Ist die Pfadlänge kleiner als 256 Zeichen? | ||
- | Bestehen Subfolder, die das Suffix ebenfalls enthalten? | ||
- | Ist der Ordner am Ziel vorhanden? | ||
- | Robocopy ist ein sehr zuverlässiger Kopierbefehl der Windows CMD. | + | === 1. Diverse Überprüfungen: |
+ | * Ist in der Quelle ein Ordner mit dem Suffix vorhanden? | ||
+ | * Ist die Pfadlänge kleiner als 256 Zeichen? | ||
+ | * Bestehen Subfolder, die das Suffix ebenfalls enthalten? | ||
+ | * Ist der Ordner am Ziel vorhanden? | ||
+ | === 2. Kopieren von Ablage ins Archiv === | ||
- | Vergleich der MD5-Checksumme der Quell- und Zieldatei | + | === 3. Vergleich der MD5-Checksumme der Quell- und Zieldatei |
+ | === 4. Suffix entfernen === | ||
+ | Am Ziel wird beim kopierten Ordner das Suffix entfernt. | ||
- | Am Ziel wird beim kopierten Ordner das Suffix entfernt. Falls ein Ordner mit diesem Namen existiert, wird der Inhalt in diesen Ordner verschoben. | + | === 5. Löschen und Aufräumen === |
- | + | Der Quellordner wird gelöscht, Meldung per E-Mail über Fehler oder Erfolgsfall. Im Fehlerfall wird ein entsprechender Log-Auszug mitgesendet. | |
- | + | ||
- | Der Quellordner wird gelöscht. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | Meldung per E-Mail über Fehler oder Erfolgsfall. Im Fehlerfall wird ein entsprechender Log-Auszug mitgesendet. | + | |
Batch und Log Dateien werden für allfällige spätere Analysen gespeichert. | Batch und Log Dateien werden für allfällige spätere Analysen gespeichert. | ||
- | ====== Anpassungsoptionen | + | ===== Anpassungsoptionen ===== |
In der Batchdatei «docuteam transfer.cmd» werden alle notwendigen Parameter definiert und an «docuteam transfeBin.cmd» übergeben. Es sind folgende Anpassungen erforderlich: | In der Batchdatei «docuteam transfer.cmd» werden alle notwendigen Parameter definiert und an «docuteam transfeBin.cmd» übergeben. Es sind folgende Anpassungen erforderlich: | ||
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SET destDrive=%rootDrive%\ Zwischenordner\!sourceFolderName! | SET destDrive=%rootDrive%\ Zwischenordner\!sourceFolderName! | ||
'' | '' | ||
+ | |||
+ | In der Datei «mail/ | ||
+ | |||
+ | | -to g.lins@docuteam | Empfänger | | ||
+ | | -from support@firma.ch | Absender | | ||
+ | | -id support@firma.ch | SMTP | | ||
+ | | – Server | Login | | ||
+ | | -password strenggeheim123 | SMTP – Server Passwort | | ||
+ | | -ssl | Verwendung der SSL-Verschlüsselung für den SMTP Server | | ||
+ | | -smtp smpt.gmail.com | SMTP Server Name | | ||
+ | | -port 587 | SMTP Server Port | | ||
+ | |||
+ | ===== Verhalten von docuteam transfer bei Sonderfällen ===== | ||
+ | === a) Mehrere Teildossiers === | ||
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+ | | Sachverhalt: | ||
+ | | Verhalten des Skripts: | Sämtliche Unterordner (Teildossiers) werden ebenfalls in das Archiv verschoben.| | ||
+ | | Massnahmen: | Es sind keine Massnahmen erforderlich, | ||
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+ | === b) Dossier und Teildossier als Suffix markiert === | ||
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+ | | Sachverhalt: | ||
+ | | Verhalten des Skripts: | Das Skript bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus. | | ||
+ | | Massnahmen: | Es wird Liste mit den betroffenen Dossiers/ | ||
+ | |||
+ | === c) Mutation an übergeordneten Ordnern === | ||
+ | |||
+ | | Sachverhalt: | ||
+ | | Verhalten des Skripts: | Das Skript erstellt zwei Unterstrukturen, | ||
+ | | Massnahmen: | Änderungen am Ordnungssystem sind im Archivbereich nachzuführen. Ordnungssystempositionen dürfen nur dann neu benannt werden, wenn unter dieser Position nie Unterlagen abgelegt wurden. Die Mitarbeitenden sind dahingehend zu instruieren, | ||
+ | |||
+ | === d) Identische Dossiers an gleicher Position === | ||
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+ | | Sachverhalt: | ||
+ | | Verhalten des Skripts: | Das Skript bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus.| | ||
+ | | Massnahmen: | Archivierte Ordner dürfen nicht weiter bearbeitete werden. | |