docuteam:transfer_10
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docuteam:transfer_10 [2015/08/18 07:46] – Tobias Wildi | docuteam:transfer_10 [2019/01/07 11:24] – Externe Bearbeitung 127.0.0.1 | ||
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======docuteam transfer 1.0====== | ======docuteam transfer 1.0====== | ||
+ | **Bitte beachten Sie: docuteam transfer ist seit September 2018 End of Life. Wir liefern auf Anfrage den Quellcode zwar noch aus, bieten aber nur noch eine eingeschränkte Unterstützung für bestehende Kunden und führen keine Installationen mehr durch.** | ||
docuteam transfer automatisiert die Verschiebung abgeschlossener Dossiers aus dem Dateisystem in einen Speicherbereich. Die Unterlagen abgeschlossener Geschäfte verbleiben damit nicht länger in der Ablage, sondern werden auf ein Archivlaufwerk mit identischer Struktur geschrieben (Archivbereich), | docuteam transfer automatisiert die Verschiebung abgeschlossener Dossiers aus dem Dateisystem in einen Speicherbereich. Die Unterlagen abgeschlossener Geschäfte verbleiben damit nicht länger in der Ablage, sondern werden auf ein Archivlaufwerk mit identischer Struktur geschrieben (Archivbereich), | ||
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===== Lösung ===== | ===== Lösung ===== | ||
- | Die Mitarbeitenden können ein Dossier als abgeschlossen markieren, indem sie die Beschriftung des zu archivierenden Ordners mit dem Zusatz «_Archiv» ergänzen (vgl. untenstehende Abbildung). | + | Die Mitarbeitenden können ein Dossier als abgeschlossen markieren, indem sie die Beschriftung des zu archivierenden Ordners mit dem Zusatz «_Archiv» ergänzen (vgl. untenstehende Abbildung). Es kann auch ein anders lautender Zusatz eingestellt werden. |
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===== Anforderungen ===== | ===== Anforderungen ===== | ||
- | Derzeit ist die Ausführung von docuteam transfer nur in Windows-Umgebungen möglich. Dabei werden folgende Technologien eingesetzt: Windows-Batchdatei, | + | Derzeit ist die Ausführung von docuteam transfer nur in Windows-Umgebungen möglich. Dabei werden folgende Technologien eingesetzt: Windows-Batchdatei, |
===== Kosten und Lizenzierung ===== | ===== Kosten und Lizenzierung ===== | ||
- | Docuteam | + | docuteam |
- | Docuteam | + | docuteam |
===== Konditionen ===== | ===== Konditionen ===== | ||
- | Die Einführung von docuteam transfer erfolgt grundsätzlich durch die zuständige | + | Die Einführung von docuteam transfer erfolgt grundsätzlich durch Ihre Informatikstelle, |
===== Funktionsablauf ===== | ===== Funktionsablauf ===== | ||
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=== 4. Suffix entfernen === | === 4. Suffix entfernen === | ||
- | Am Ziel wird beim kopierten Ordner das Suffix entfernt. Falls ein Ordner mit diesem Namen existiert, wird der Inhalt in diesen Ordner verschoben und erneut die MD5-Checksumme geprüft. | + | Am Ziel wird beim kopierten Ordner das Suffix entfernt. |
=== 5. Löschen und Aufräumen === | === 5. Löschen und Aufräumen === | ||
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| Sachverhalt: | | Sachverhalt: | ||
| Verhalten des Skripts: | Sämtliche Unterordner (Teildossiers) werden ebenfalls in das Archiv verschoben.| | | Verhalten des Skripts: | Sämtliche Unterordner (Teildossiers) werden ebenfalls in das Archiv verschoben.| | ||
- | | Massnahmen: | Es sind keine Massnahmen erforderlich, | + | | Massnahmen: | Es sind keine Massnahmen erforderlich, |
=== b) Dossier und Teildossier als Suffix markiert === | === b) Dossier und Teildossier als Suffix markiert === | ||
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| Sachverhalt: | | Sachverhalt: | ||
| Verhalten des Skripts: | Das Skript bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus. | | | Verhalten des Skripts: | Das Skript bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus. | | ||
- | | Massnahmen: | Es wird Liste mit den betroffenen Dossiers/ | + | | Massnahmen: | Es wird Liste mit den betroffenen Dossiers/ |
=== c) Mutation an übergeordneten Ordnern === | === c) Mutation an übergeordneten Ordnern === | ||
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| Sachverhalt: | | Sachverhalt: | ||
| Verhalten des Skripts: | Das Skript erstellt zwei Unterstrukturen, | | Verhalten des Skripts: | Das Skript erstellt zwei Unterstrukturen, | ||
- | | Massnahmen: | Änderungen am Ordnungssystem sind im Archivbereich nachzuführen. Ordnungssystempositionen dürfen nur dann neu benannt werden, wenn unter dieser Position nie Unterlagen abgelegt wurden. Die Mitarbeiten-den | + | | Massnahmen: | Änderungen am Ordnungssystem sind im Archivbereich nachzuführen. Ordnungssystempositionen dürfen nur dann neu benannt werden, wenn unter dieser Position nie Unterlagen abgelegt wurden. Die Mitarbeitenden |
=== d) Identische Dossiers an gleicher Position === | === d) Identische Dossiers an gleicher Position === | ||
- | | Sachverhalt: | + | | Sachverhalt: |
- | | Verhalten des Skripts: | Das Skript | + | | Verhalten des Skripts: | Das Skript |
- | | Massnahmen: | Keine weiteren Massnahmen erforderlich. | | + | | Massnahmen: | Archivierte Ordner dürfen nicht weiter bearbeitete werden. | |