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fr:docuteam:nutzen [2014/02/19 12:00] – [Tri des archives définitives et intermédiaires (documents)] mathias | fr:docuteam:nutzen [2019/01/07 11:29] – Externe Bearbeitung 127.0.0.1 | ||
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====== Tirez le maximum de vos archives ! ====== | ====== Tirez le maximum de vos archives ! ====== | ||
- | **Nous avons maintenant rangé et décrit vos archives dans un inventaire. Nous les avons reconditionnées dans du matériel non-acide de longue conservation. En bref, elles sont maintenant prêtes pour la consultation et l' | + | **Nous avons maintenant rangé et décrit vos archives dans un inventaire. Nous les avons reconditionnées dans du matériel non-acide de longue conservation. En bref, elles sont maintenant prêtes pour la consultation et l' |
La consultation de ces inventaires est restreinte aux personnes annoncées et disposant d'un mot de passe.** | La consultation de ces inventaires est restreinte aux personnes annoncées et disposant d'un mot de passe.** | ||
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[[https:// | [[https:// | ||
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* les documents que nous avons rangés, triés et décrits pour vous représentent **les archives définitives**. Il s'agit uniquement de documents dont la valeur probante a été établie sur le long terme. C'est ce qui justifie la description en profondeur et le reconditionnement dans des contenants non-acides. | * les documents que nous avons rangés, triés et décrits pour vous représentent **les archives définitives**. Il s'agit uniquement de documents dont la valeur probante a été établie sur le long terme. C'est ce qui justifie la description en profondeur et le reconditionnement dans des contenants non-acides. | ||
En règle générale, il s'agit de fonds dits fermés (d' | En règle générale, il s'agit de fonds dits fermés (d' | ||
- | * les documents qui ne sont pas encore inventoriés (ou de manière sommaire), ainsi que ceux qui sont encore en cours d' | + | * les documents qui ne sont pas encore inventoriés (ou de manière sommaire), ainsi que ceux qui sont encore en cours d' |
==== Archives intermédiaires des services ==== | ==== Archives intermédiaires des services ==== | ||
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* Les inventaires que nous vous livrons sont des extraits PDF (non-modifiables) de notre base de données docuteam Curator. Vous ne devez faire ou accepter aucune modification manuelle de cet inventaire, puisque celle-ci ne serait pas enregistrée ni prise en compte par la suite. | * Les inventaires que nous vous livrons sont des extraits PDF (non-modifiables) de notre base de données docuteam Curator. Vous ne devez faire ou accepter aucune modification manuelle de cet inventaire, puisque celle-ci ne serait pas enregistrée ni prise en compte par la suite. | ||
- | ==== Principes | + | ==== Principes |
Lors du versement de nouveaux dossiers aux archives définitives, | Lors du versement de nouveaux dossiers aux archives définitives, | ||
* éliminer les doubles et les copies, | * éliminer les doubles et les copies, | ||
- | * éliminer autant que possible les agrafes; trombones; liens métalliques; | + | * éliminer autant que possible les agrafes; trombones; liens métalliques; |
* reconditionner chaque dossier dans un contenant non-acide (chemise ou enveloppe), | * reconditionner chaque dossier dans un contenant non-acide (chemise ou enveloppe), | ||
* attribuer aux dossiers une cote et un fonds; les reporter **au crayon de papier** sur la chemise (fonds, index de classification, | * attribuer aux dossiers une cote et un fonds; les reporter **au crayon de papier** sur la chemise (fonds, index de classification, | ||
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* rappeler la cote, au cas où la classification contenait déjà d' | * rappeler la cote, au cas où la classification contenait déjà d' | ||
* classer, au fond de la dernière boîte d' | * classer, au fond de la dernière boîte d' | ||
- | * Ranger les boîtes d' | + | * Ranger les boîtes d' |
* inscrire les numéros d' | * inscrire les numéros d' | ||
- | ==== Alterungsbeständige Archivbehältnisse | + | ==== Les cartons de conservation longue durée |
- | * Wenden Sie in den Abteilungsarchiven, | + | |
- | * Die Unterlagen im Langzeitarchiv sollten jedoch alterungsbeständig verpackt werden. Es geht darum, die häufig sauren Papiere mit einer säurefreien, | + | |
- | * Alterungsbeständige Materialien (in der Regel nach ISO 9706) sind bei verschiedenen Lieferanten erhältlich. Adressen erhalten Sie bei uns. Sie können solche Materialien auch bei uns einkaufen. Da wir grosse Mengen davon benötigen, gewähren uns die meisten Lieferanten gute Konditionen, | + | |
- | * Beschriftungen im Langzeitarchiv\\ | + | |
- | * Verwenden Sie Bleistift als praktisch einziges unschädliches Beschriftungsmittel.\\ | + | |
- | * Wenn Sie Ihre Archivalien etikettieren wollen, verwenden Sie auf keinen Fall handelsübliche Selbstklebeetiketten; | + | |
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- | === Beschriftungen im Langzeitarchiv === | + | |
- | * Verwenden Sie Bleistift als praktisch einziges unschädliches Beschriftungsmittel. | + | |
- | * Wenn Sie Ihre Archivalien etikettieren wollen, verwenden Sie auf keinen Fall handelsübliche Selbstklebeetiketten; | + | |
+ | * Pour les archives intermédiaires des services, nous n' | ||
+ | * Par contre, les dossiers destinés aux archives définitives doivent être reconditionnés dans du matériel non-acide de longue conservation. Ainsi les papiers acides à la pâte de bois seront emballés dans une couche non-acide, voire avec réserve alcaline. On ralentira - au moins temporairement - la lente destruction des fibres de cellulose.\\ | ||
+ | * Les matériaux de longue conservation (en principe conformes à la norme ISO 9706) sont livrables par divers fournisseurs, | ||
+ | === Inscriptions sur le matériel de longue conservation et les archives définitives === | ||
+ | * Pour toutes vos inscriptions sur du matériel de conservation (cotes, notes etc.), utilisez uniquement le **crayon de papier**, reconnu comme seul outil stable et non dommageable pour les documents.\\ | ||
+ | * au cas où vous vouliez étiqueter vos boîtes, n' |