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====== Tirez le maximum de vos archives ! ====== | ====== Tirez le maximum de vos archives ! ====== | ||
- | **Nous avons maintenant rangé et décrit vos archives dans un inventaire. Nous les avons reconditionnées dans du matériel non-acide de longue conservation. En bref, elles sont maintenant prêtes pour la consultation et l' | + | **Nous avons maintenant rangé et décrit vos archives dans un inventaire. Nous les avons reconditionnées dans du matériel non-acide de longue conservation. En bref, elles sont maintenant prêtes pour la consultation et l' |
La consultation de ces inventaires est restreinte aux personnes annoncées et disposant d'un mot de passe.** | La consultation de ces inventaires est restreinte aux personnes annoncées et disposant d'un mot de passe.** | ||
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[[https:// | [[https:// | ||
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* les documents que nous avons rangés, triés et décrits pour vous représentent **les archives définitives**. Il s'agit uniquement de documents dont la valeur probante a été établie sur le long terme. C'est ce qui justifie la description en profondeur et le reconditionnement dans des contenants non-acides. | * les documents que nous avons rangés, triés et décrits pour vous représentent **les archives définitives**. Il s'agit uniquement de documents dont la valeur probante a été établie sur le long terme. C'est ce qui justifie la description en profondeur et le reconditionnement dans des contenants non-acides. | ||
En règle générale, il s'agit de fonds dits fermés (d' | En règle générale, il s'agit de fonds dits fermés (d' | ||
- | * les documents qui ne sont pas encore inventoriés (ou de manière sommaire), ainsi que ceux qui sont encore en cours d' | + | * les documents qui ne sont pas encore inventoriés (ou de manière sommaire), ainsi que ceux qui sont encore en cours d' |
==== Archives intermédiaires des services ==== | ==== Archives intermédiaires des services ==== | ||
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* Les inventaires que nous vous livrons sont des extraits PDF (non-modifiables) de notre base de données docuteam Curator. Vous ne devez faire ou accepter aucune modification manuelle de cet inventaire, puisque celle-ci ne serait pas enregistrée ni prise en compte par la suite. | * Les inventaires que nous vous livrons sont des extraits PDF (non-modifiables) de notre base de données docuteam Curator. Vous ne devez faire ou accepter aucune modification manuelle de cet inventaire, puisque celle-ci ne serait pas enregistrée ni prise en compte par la suite. | ||
- | ==== Principes | + | ==== Principes |
Lors du versement de nouveaux dossiers aux archives définitives, | Lors du versement de nouveaux dossiers aux archives définitives, | ||
* éliminer les doubles et les copies, | * éliminer les doubles et les copies, | ||
- | * éliminer autant que possible les agrafes; trombones; liens métalliques; | + | * éliminer autant que possible les agrafes; trombones; liens métalliques; |
* reconditionner chaque dossier dans un contenant non-acide (chemise ou enveloppe), | * reconditionner chaque dossier dans un contenant non-acide (chemise ou enveloppe), | ||
* attribuer aux dossiers une cote et un fonds; les reporter **au crayon de papier** sur la chemise (fonds, index de classification, | * attribuer aux dossiers une cote et un fonds; les reporter **au crayon de papier** sur la chemise (fonds, index de classification, | ||
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* rappeler la cote, au cas où la classification contenait déjà d' | * rappeler la cote, au cas où la classification contenait déjà d' | ||
* classer, au fond de la dernière boîte d' | * classer, au fond de la dernière boîte d' | ||
- | * Ranger les boîtes d' | + | * Ranger les boîtes d' |
* inscrire les numéros d' | * inscrire les numéros d' | ||
==== Les cartons de conservation longue durée ==== | ==== Les cartons de conservation longue durée ==== | ||
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* Pour les archives intermédiaires des services, nous n' | * Pour les archives intermédiaires des services, nous n' | ||
* Par contre, les dossiers destinés aux archives définitives doivent être reconditionnés dans du matériel non-acide de longue conservation. Ainsi les papiers acides à la pâte de bois seront emballés dans une couche non-acide, voire avec réserve alcaline. On ralentira - au moins temporairement - la lente destruction des fibres de cellulose.\\ | * Par contre, les dossiers destinés aux archives définitives doivent être reconditionnés dans du matériel non-acide de longue conservation. Ainsi les papiers acides à la pâte de bois seront emballés dans une couche non-acide, voire avec réserve alcaline. On ralentira - au moins temporairement - la lente destruction des fibres de cellulose.\\ | ||
- | * Les matériaux de longue conservation (en principe | + | * Les matériaux de longue conservation (en principe |
- | * Les inscriptions dans les archives définitives\\ | + | === Inscriptions sur le matériel de longue conservation et les archives définitives |
- | * Verwenden Sie Bleistift als praktisch einziges unschädliches Beschriftungsmittel.\\ | + | * Pour toutes vos inscriptions sur du matériel de conservation (cotes, notes etc.), utilisez uniquement le **crayon de papier**, reconnu comme seul outil stable et non dommageable pour les documents.\\ |
- | * Wenn Sie Ihre Archivalien etikettieren wollen, verwenden Sie auf keinen Fall handelsübliche Selbstklebeetiketten; | + | * au cas où vous vouliez étiqueter vos boîtes, n' |
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- | === Beschriftungen im Langzeitarchiv === | + | |
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