fr:docuteam:nutzen
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fr:docuteam:nutzen [2014/03/05 08:42] – [Tirez le maximum de vos archives !] mathias | fr:docuteam:nutzen [2019/01/07 11:29] – Externe Bearbeitung 127.0.0.1 | ||
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* les documents que nous avons rangés, triés et décrits pour vous représentent **les archives définitives**. Il s'agit uniquement de documents dont la valeur probante a été établie sur le long terme. C'est ce qui justifie la description en profondeur et le reconditionnement dans des contenants non-acides. | * les documents que nous avons rangés, triés et décrits pour vous représentent **les archives définitives**. Il s'agit uniquement de documents dont la valeur probante a été établie sur le long terme. C'est ce qui justifie la description en profondeur et le reconditionnement dans des contenants non-acides. | ||
En règle générale, il s'agit de fonds dits fermés (d' | En règle générale, il s'agit de fonds dits fermés (d' | ||
- | * les documents qui ne sont pas encore inventoriés (ou de manière sommaire), ainsi que ceux qui sont encore en cours d' | + | * les documents qui ne sont pas encore inventoriés (ou de manière sommaire), ainsi que ceux qui sont encore en cours d' |
==== Archives intermédiaires des services ==== | ==== Archives intermédiaires des services ==== | ||
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* Les inventaires que nous vous livrons sont des extraits PDF (non-modifiables) de notre base de données docuteam Curator. Vous ne devez faire ou accepter aucune modification manuelle de cet inventaire, puisque celle-ci ne serait pas enregistrée ni prise en compte par la suite. | * Les inventaires que nous vous livrons sont des extraits PDF (non-modifiables) de notre base de données docuteam Curator. Vous ne devez faire ou accepter aucune modification manuelle de cet inventaire, puisque celle-ci ne serait pas enregistrée ni prise en compte par la suite. | ||
- | ==== Principes | + | ==== Principes |
Lors du versement de nouveaux dossiers aux archives définitives, | Lors du versement de nouveaux dossiers aux archives définitives, | ||
* éliminer les doubles et les copies, | * éliminer les doubles et les copies, | ||
- | * éliminer autant que possible les agrafes; trombones; liens métalliques; | + | * éliminer autant que possible les agrafes; trombones; liens métalliques; |
* reconditionner chaque dossier dans un contenant non-acide (chemise ou enveloppe), | * reconditionner chaque dossier dans un contenant non-acide (chemise ou enveloppe), | ||
* attribuer aux dossiers une cote et un fonds; les reporter **au crayon de papier** sur la chemise (fonds, index de classification, | * attribuer aux dossiers une cote et un fonds; les reporter **au crayon de papier** sur la chemise (fonds, index de classification, | ||
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* rappeler la cote, au cas où la classification contenait déjà d' | * rappeler la cote, au cas où la classification contenait déjà d' | ||
* classer, au fond de la dernière boîte d' | * classer, au fond de la dernière boîte d' | ||
- | * Ranger les boîtes d' | + | * Ranger les boîtes d' |
* inscrire les numéros d' | * inscrire les numéros d' | ||
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* Pour les archives intermédiaires des services, nous n' | * Pour les archives intermédiaires des services, nous n' | ||
* Par contre, les dossiers destinés aux archives définitives doivent être reconditionnés dans du matériel non-acide de longue conservation. Ainsi les papiers acides à la pâte de bois seront emballés dans une couche non-acide, voire avec réserve alcaline. On ralentira - au moins temporairement - la lente destruction des fibres de cellulose.\\ | * Par contre, les dossiers destinés aux archives définitives doivent être reconditionnés dans du matériel non-acide de longue conservation. Ainsi les papiers acides à la pâte de bois seront emballés dans une couche non-acide, voire avec réserve alcaline. On ralentira - au moins temporairement - la lente destruction des fibres de cellulose.\\ | ||
- | * Les matériaux de longue conservation (en principe | + | * Les matériaux de longue conservation (en principe |
- | === Les inscriptions | + | === Inscriptions |
* Pour toutes vos inscriptions sur du matériel de conservation (cotes, notes etc.), utilisez uniquement le **crayon de papier**, reconnu comme seul outil stable et non dommageable pour les documents.\\ | * Pour toutes vos inscriptions sur du matériel de conservation (cotes, notes etc.), utilisez uniquement le **crayon de papier**, reconnu comme seul outil stable et non dommageable pour les documents.\\ | ||
* au cas où vous vouliez étiqueter vos boîtes, n' | * au cas où vous vouliez étiqueter vos boîtes, n' |