docuteam:nutzen
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- | ====== Nutzen Sie Ihr Archiv! ====== | ||
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- | **Wir haben Ihr Archiv neu geordnet, verzeichnet und in alterungsbeständige Archivbehältnisse umgepackt. Das Archiv ist nun bereit zur Nutzung. Das Archivverzeichnis erhalten Sie von uns in Form einer PDF-Datei, denn die Katalogdaten gehören selbstverständlich Ihnen. Um die Archivrecherche zu vereinfachen, | ||
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- | Einsicht in die Demoversion unter folgendem Link: [[https:// | ||
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- | Zu docuteam webgate gibt es eine [[: | ||
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- | ===== Archivbewirtschaftung ===== | ||
- | Damit das Archiv auch längerfristig funktioniert, | ||
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- | ==== Trennung von Langzeitarchiv und Abteilungsarchiven ==== | ||
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- | * Was wir für Sie geordnet und verzeichnet haben, ist das Langzeitarchiv. Es enthält nur Unterlagen, die auf Dauer archivwürdig sind. Aus diesem Grunde rechtfertigt sich die Verzeichnung und alterungsbeständige Verpackung. In der Regel handelt es sich bei den verzeichneten Beständen um abgeschlossene Archivgenerationen, | ||
- | * Was noch nicht verzeichnet ist und was laufend produziert wird, bewahren die Verwaltungsabteilungen in ihren Abteilungsarchiven auf.\\ | ||
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- | ==== Abteilungsarchive ==== | ||
- | * In den Abteilungsarchiven befinden sich zwei Arten von Unterlagen: a) solche, die später ins Langzeitarchiv übergehen; b) solche, die nur für eine gewisse Frist aufzubewahren sind. Idealerweise sind diese Unterlagen bei der Einrichtung der Abteilungsarchive bereits zu trennen (z. B. separate Aufstellung von Rechnungsbänden und Belegen).\\ | ||
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- | ==== Eingliederung neuer Unterlagen ins Langzeitarchiv ==== | ||
- | * Dauerhaft archivwürdige Unterlagen sollten von Zeit zu Zeit – in der Regel im Abstand von mehreren Jahren – ins Langzeitarchiv überführt werden. Hierzu sollten sie nochmals auf Archivwürdigkeit bewertet und anschliessend verzeichnet und alterungsbeständig verpackt werden. Wir stehen Ihnen für diese Arbeit nach Wunsch zur Verfügung.\\ | ||
- | * Die von uns abgegebenen Verzeichnisse sind Auszüge aus unserer Datenbank. Aus diesem Grunde sollten Sie keine Ergänzungen im Verzeichnis von docuteam vornehmen, da diese bei einer Weiterarbeit in der Datenbank verloren gehen würden. | ||
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- | ==== Vorgehen bei der Eingliederung neuer Dossiers ins Langzeitarchiv ==== | ||
- | * Bei der Eingliederung neuer, für dauernd aufbewahrungswürdig befundener Unterlagen ist wie folgt vorzugehen: | ||
- | * Mehrfachexemplare entfernen, | ||
- | * Metallteile, | ||
- | * pro Dossier einen säurefreien Aktenumschlag umlegen, | ||
- | * Signatur aus Archivverzeichnis zuteilen und auf Aktenumschlag mit Bleistift anschreiben (Bestand, Systematik, fortlaufende Dossiernummer), | ||
- | * Dossier in neuem Archivverzeichnis verzeichnen, | ||
- | * Verweis auf die Signatur anbringen, sofern das Dossier einen Vorgänger hat, | ||
- | * zuhinterst in die letzte Archivschachtel der entsprechenden Systematik legen, | ||
- | * Archivschachteln, | ||
- | * Archivschachteln beschriften.\\ | ||
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- | ==== Alterungsbeständige Archivbehältnisse ==== | ||
- | * Wenden Sie in den Abteilungsarchiven, | ||
- | * Die Unterlagen im Langzeitarchiv sollten jedoch alterungsbeständig verpackt werden. Es geht darum, die häufig sauren Papiere mit einer säurefreien, | ||
- | * Alterungsbeständige Materialien (in der Regel nach ISO 9706) sind bei verschiedenen Lieferanten erhältlich. Adressen erhalten Sie bei uns. Sie können solche Materialien auch bei uns einkaufen. Da wir grosse Mengen davon benötigen, gewähren uns die meisten Lieferanten gute Konditionen, | ||
- | * Beschriftungen im Langzeitarchiv\\ | ||
- | * Verwenden Sie Bleistift als praktisch einziges unschädliches Beschriftungsmittel.\\ | ||
- | * Wenn Sie Ihre Archivalien etikettieren wollen, verwenden Sie auf keinen Fall handelsübliche Selbstklebeetiketten; | ||
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- | === Beschriftungen im Langzeitarchiv === | ||
- | * Verwenden Sie Bleistift als praktisch einziges unschädliches Beschriftungsmittel. | ||
- | * Wenn Sie Ihre Archivalien etikettieren wollen, verwenden Sie auf keinen Fall handelsübliche Selbstklebeetiketten; | ||
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