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Umgang mit schützenswerten Personendaten im Archiv

Bei der Archivierung und Verzeichnung physischer oder elektronischer Unterlagen kommen immer wieder Personendaten vor, welche besonders geschützt werden müssen und nicht im öffentlich zugänglichen Archivverzeichnis eingesehen werden dürfen. In grösseren Gemeinden muss zudem sichergestellt werden, dass nur die verantwortliche Abteilung Zugriff auf die entsprechenden Personendaten hat.

Schützenswerte Personendaten treten typischerweise in den folgenden Bereichen auf:

  • Asylwesen
  • Einbürgerungen (abgelehnte)
  • Kindsvermögensinventare
  • Polizei, Strafwesen
  • Sozialhilfe
  • Vormundschaft
  • Personaldossiers
  • Schülerdossiers (wenn überhaupt archivwürdig)

Die Liste ist nicht abschliessend. Manchmal muss mit gesundem Menschenverstand beurteilt werden, was Benutzern zugänglich gemacht werden darf und was nicht.

Die zu berücksichtigenden Schutzfristen werden kantonal unterschiedlich geregelt und sind meist im Gesetz über den Datenschutz oder in der Archivgesetzgebung selber festgelegt.

Die archivbetreuende Person ist für die Einhaltung der Schutzfristen verantwortlich und muss von Fall zu Fall entscheiden, ob Dossiers mit schützenswerten Personendaten herausgegeben werden dürfen oder nicht. Docuteam kann nicht bei jeder Verzeichnungseinheit mit Bestimmtheit wissen, ob darin möglicherweise schützenswerte Personendaten enthalten sind. Auch wenn im Dossiertitel selber keine Personennamen genannt werden, kann nicht ausgeschlossen werden, dass innerhalb des Dossiers schützenswerte Personendaten vorkommen. Bei jedem einzelnen Dossier muss deshalb überprüft werden, ob mit der Herausgabe an einen Benutzer keine Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Mit Hilfe von Hinweisen im Archivverzeichnis soll diese Aufgabe erleichtert werden, indem wo immer möglich und sinnvoll Schutzfristen gesetzt werden oder zumindest mit einem Informationstext darauf hingewiesen wird, dass es sich um besonders schützenswerte Daten handeln könnte. Zudem ist es möglich, im Verzeichnis schützenswerte Personennamen auszublenden. Aus diesem Grunde erstellen wir zwei verschiedene Archivverzeichnisse: Einerseits ein Gesamtverzeichnis für die Verwaltung oder die entsprechende Abteilung, in welchem schützenswerte Personennamen eingesehen werden können, andererseits ein Verzeichnis für Archivbenutzer, in welchem die schützenswerten Personennamen unterdrückt sind.

docuteam/personendaten.txt · Zuletzt geändert: 2017/09/05 16:21 (Externe Bearbeitung)