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docuteam:transfer_10

**Dies ist eine alte Version des Dokuments!**

docuteam transfer 1.0

docuteam transfer automatisiert die Verschiebung abgeschlossener Dossiers aus dem Dateisystem in einen Speicherbereich. Die Unterlagen abgeschlossener Geschäfte verbleiben damit nicht länger in der Ablage, sondern werden auf ein Archivlaufwerk mit identischer Struktur geschrieben (Archivbereich), auf das die Benutzenden nur noch Lesezugriff haben. Indem docuteam transfer gleichzeitig eine Checksumme erzeugt, wird die Integrität der archivierten Unterlagen wesentlich erhöht. Die Dateiformate bleiben erhalten, die Unterlagen somit benutzbar. Damit stellt das Verfahren zwar keinen Ersatz für eine digitale Langzeitarchivierung dar; es eignet sich aber, um Ablage und Archiv gesetzeskonform zu trennen und ein Temporärarchiv zu bewirtschaften.

Lösung

Die Mitarbeitenden können ein Dossier als abgeschlossen markieren, indem sie die Beschriftung des zu archivierenden Ordners mit dem Zusatz «_Archiv» ergänzen (vgl. untenstehende Abbildung).

docuteam transfer verschiebt in periodischen Abständen Dossiers, die mit «_Archiv» bezeichnet sind, in den definierten Archivbereich. Dabei bleiben Ablageort und Berechtigungen erhalten (zu Details siehe weiter unten). Die Berechtigten erhalten jedoch nur noch Lesezugriff auf das archivierte Dossier.

Anforderungen

Derzeit ist die Ausführung von docuteam transfer nur in Windows-Umgebungen möglich. Dabei werden folgende Technologien eingesetzt: Windows-Batchdatei, Visual Basic und .NET. Für die Ausführung von docuteam transfer werden entsprechende Berechtigungen im Quell- und Ziel-laufwerk sowie für den Ordner, in dem die Batchdatei ausgeführt wird, vorausgesetzt. In der Regel liegt diese Aufgabe und Kompetenz bei der internen Informatikstelle.

Kosten und Lizenzierung

Docuteam transfer steht unter der Open Source-Lizenz GPL3. Dies bedeutet, dass keine Kosten für die Lizenz entstehen und dass Sie den Quellcode des Skripts einsehen und anpassen können.

docuteam/transfer_10.1439822048.txt.gz · Zuletzt geändert: 2019/01/07 11:12 (Externe Bearbeitung)