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docuteam:transfer_10

Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

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docuteam:transfer_10 [2015/10/06 12:09]
guenter [Funktionsablauf]
docuteam:transfer_10 [2019/01/07 11:24] (aktuell)
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 ======docuteam transfer 1.0====== ======docuteam transfer 1.0======
 +**Bitte beachten Sie: docuteam transfer ist seit September 2018 End of Life. Wir liefern auf Anfrage den Quellcode zwar noch aus, bieten aber nur noch eine eingeschränkte Unterstützung für bestehende Kunden und führen keine Installationen mehr durch.**
  
 docuteam transfer automatisiert die Verschiebung abgeschlossener Dossiers aus dem Dateisystem in einen Speicherbereich. Die Unterlagen abgeschlossener Geschäfte verbleiben damit nicht länger in der Ablage, sondern werden auf ein Archivlaufwerk mit identischer Struktur geschrieben (Archivbereich),​ auf das die Benutzenden nur noch Lesezugriff haben. Indem docuteam transfer gleichzeitig eine Checksumme erzeugt, wird die Integrität der archivierten Unterlagen wesentlich erhöht. Die Dateiformate bleiben erhalten, die Unterlagen somit benutzbar. Damit stellt das Verfahren zwar keinen Ersatz für eine digitale Langzeitarchivierung dar; es eignet sich aber, um Ablage und Archiv gesetzeskonform zu trennen und ein Temporärarchiv zu bewirtschaften. docuteam transfer automatisiert die Verschiebung abgeschlossener Dossiers aus dem Dateisystem in einen Speicherbereich. Die Unterlagen abgeschlossener Geschäfte verbleiben damit nicht länger in der Ablage, sondern werden auf ein Archivlaufwerk mit identischer Struktur geschrieben (Archivbereich),​ auf das die Benutzenden nur noch Lesezugriff haben. Indem docuteam transfer gleichzeitig eine Checksumme erzeugt, wird die Integrität der archivierten Unterlagen wesentlich erhöht. Die Dateiformate bleiben erhalten, die Unterlagen somit benutzbar. Damit stellt das Verfahren zwar keinen Ersatz für eine digitale Langzeitarchivierung dar; es eignet sich aber, um Ablage und Archiv gesetzeskonform zu trennen und ein Temporärarchiv zu bewirtschaften.
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 | Sachverhalt:​ | Unter einem Dossier wurden mehrere Teildossiers gebildet und somit liegen mehrere Unterordner unter dem Hauptordner. Der Hauptordner wird abgeschlossen.| | Sachverhalt:​ | Unter einem Dossier wurden mehrere Teildossiers gebildet und somit liegen mehrere Unterordner unter dem Hauptordner. Der Hauptordner wird abgeschlossen.|
 | Verhalten des Skripts: | Sämtliche Unterordner (Teildossiers) werden ebenfalls in das Archiv verschoben.| | Verhalten des Skripts: | Sämtliche Unterordner (Teildossiers) werden ebenfalls in das Archiv verschoben.|
-| Massnahmen: | Es sind keine Massnahmen erforderlich,​ da das Skript gemäss ​Re-cords-Management-Anforderungen funktioniert. |+| Massnahmen: | Es sind keine Massnahmen erforderlich,​ da das Skript gemäss ​Records-Management-Anforderungen funktioniert. |
  
 === b) Dossier und Teildossier als Suffix markiert === === b) Dossier und Teildossier als Suffix markiert ===
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 | Sachverhalt:​ | Ein Dossier enthält mehrere Teildossiers. Das Dossier und ein oder mehrere Teildossiers werden mit dem Suffix «_Archiv» markiert. | | Sachverhalt:​ | Ein Dossier enthält mehrere Teildossiers. Das Dossier und ein oder mehrere Teildossiers werden mit dem Suffix «_Archiv» markiert. |
 | Verhalten des Skripts: | Das Skript bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus. | | Verhalten des Skripts: | Das Skript bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus. |
-| Massnahmen: | Es wird Liste mit den betroffenen Dossiers/​Teildossiers generiert (Ver-sand ​via E-Mail). Diese müssen von Hand korrigiert werden. |+| Massnahmen: | Es wird Liste mit den betroffenen Dossiers/​Teildossiers generiert (Versand ​via E-Mail). Diese müssen von Hand korrigiert werden. |
  
 === c) Mutation an übergeordneten Ordnern === === c) Mutation an übergeordneten Ordnern ===
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 | Sachverhalt:​ | Ein Dossier A (Ordner) liegt unter einer bestimmten Struktur (ebenfalls aus Ordnern bestehend). Das Dossier A wird zum Zeitpunkt x archiviert. Später wird die Struktur geändert. Zum Zeitpunkt y wird ein weiteres Dossier B, das sich auf derselben hierarchischen Ebene befindet wie Dossier A ebenfalls archiviert.| | Sachverhalt:​ | Ein Dossier A (Ordner) liegt unter einer bestimmten Struktur (ebenfalls aus Ordnern bestehend). Das Dossier A wird zum Zeitpunkt x archiviert. Später wird die Struktur geändert. Zum Zeitpunkt y wird ein weiteres Dossier B, das sich auf derselben hierarchischen Ebene befindet wie Dossier A ebenfalls archiviert.|
 | Verhalten des Skripts: | Das Skript erstellt zwei Unterstrukturen,​ nämlich einerseits die Struktur zum Zeitpunkt x, andererseits zum Zeitpunkt y.| | Verhalten des Skripts: | Das Skript erstellt zwei Unterstrukturen,​ nämlich einerseits die Struktur zum Zeitpunkt x, andererseits zum Zeitpunkt y.|
-| Massnahmen: | Änderungen am Ordnungssystem sind im Archivbereich nachzuführen. Ordnungssystempositionen dürfen nur dann neu benannt werden, wenn unter dieser Position nie Unterlagen abgelegt wurden. Die Mitarbeiten-den ​sind dahingehend zu instruieren,​ dass möglichst wenige ​Änderun-gen ​an der Ordnerstruktur gemacht werden sollen. Die Archivstruktur ist regelmässig auf ihre Konsistenz zu prüfen. |+| Massnahmen: | Änderungen am Ordnungssystem sind im Archivbereich nachzuführen. Ordnungssystempositionen dürfen nur dann neu benannt werden, wenn unter dieser Position nie Unterlagen abgelegt wurden. Die Mitarbeitenden ​sind dahingehend zu instruieren,​ dass möglichst wenige ​Änderungen ​an der Ordnerstruktur gemacht werden sollen. Die Archivstruktur ist regelmässig auf ihre Konsistenz zu prüfen. |
  
 === d) Identische Dossiers an gleicher Position === === d) Identische Dossiers an gleicher Position ===
  
-| Sachverhalt:​ | Zum Zeitpunkt x wird ein Ordner mit dem Titel «abc» erstellt. Er wird ins Archiv verschoben. Danach wird an derselben Ablageposition (am glei-chen ​Ort) ein neuer Ordner «abc» angelegt. Zum Zeitpunkt y wird dieses Dossier ebenfalls archiviert.| +| Sachverhalt:​ | Zum Zeitpunkt x wird ein Ordner mit dem Titel «abc» erstellt. Er wird ins Archiv verschoben. Danach wird an derselben Ablageposition (am gleichen ​Ort) ein neuer Ordner «abc» angelegt. Zum Zeitpunkt y wird dieses Dossier ebenfalls archiviert.| 
-| Verhalten des Skripts: | Das Skript ​verschiebt zusätzliche Dateien ​und Ordner in den vorhande-nen Ordner und löscht den Ordner «abc_Archiv».| +| Verhalten des Skripts: | Das Skript ​bricht ab und gibt eine entsprechende Fehlermeldung per Mail aus.| 
-| Massnahmen: | Keine weiteren Massnahmen erforderlich. |+| Massnahmen: | Archivierte Ordner dürfen nicht weiter bearbeitete werden. |
docuteam/transfer_10.1444126182.txt.gz · Zuletzt geändert: 2019/01/07 11:14 (Externe Bearbeitung)