Beim Aufruf von Documill im Browser wird ein Login-Fenster angezeigt.

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint oben rechts im Browser das folgende Hauptmenu:

• Ausführungen: Hier wird zentral angezeigt, welche SIP durch den automatisierten Workflow bereits verarbeitet und ins digitale Archiv abgeliefert wurden, respektive welche Verarbeitung gerade im Gang ist. Es wird auch angezeigt, ob der Ingest-Workflow erfolgreich durchlaufen wurde oder ob Fehler aufgetreten sind, die manuelle Eingriffe nötig machen.
• Workflows: Hier werden die unterschiedlichen von Ingest-Workflows zusammengestellt, verwaltet und zur Anwendung gebracht.
• Schritte: Einbindung und Konfiguration von Softwarekomponenten und Diensten, die gekapselt als einzelne Verarbeitungsschritte in einem Ingest-Workflow verwendet werden können (Menupunkt nur sichtbar, wenn mit Administratorrechten angemeldet).
• Benutzer: Benutzerverwaltung (Menupunkt nur sichtbar, wenn mit Administratorrechten angemeldet).

Für einen neuen Benutzer muss ein Benutzername, eine E-Mail-Adresse und ein Passwort vergeben werden. Zudem muss die Rollen definiert werden, die der Benutzer übernehmen soll:

• Ausführende/r kann Ingest-Workflows lediglich durchführen, aber nicht neu erstellen oder verändern.
• Administrator kann Workflows ausführen und zudem auch neu erstellen und ändern. Zudem kann ein Administrator auch Benutzerrechte verwalten.

Der Menupunkt „Schritte“ zeigt sämtliche verfügbaren Workflowschritte an, die Documill hinterlegt sind und aus denen Ingest-Workflows zusammengestellt werden können.

Es können auch neue Schritte hinzugefügt werden, etwa um weitere Migrationswerkzeuge einzubinden oder den Ingestprozess um zusätzliche Funktionalitäten zu erweitern.

Der Menupunkt „Workflows“ zeig alle Ingest-Workflows an, die hinterlegt sind und die auf ein bestimmtes SIP angewendet werden können.

Mit „Zeigen“ werden die einzelnen Schritte des jeweiligen Workflows angezeigt.

Unter „Bearbeiten“ können bestehende Workflows editiert und angepasst werden. Ein Workflow ist immer ein linearer Durchgang, das SIP wird gewissermassen in eine Pipeline hineingeschickt, in welcher ein Schritt nach dem anderen abgearbeitet wird.