Der Editor für Ablieferungsvereinbarungen ist eine browserbasierte Umgebung, in der Ablieferungsvereinbarungen erstellt, verändert und verwaltet werden. Den Editor haben wir getestet mit Internet Explorer, Firefox und Google Chrome. Die Ablieferungsvereinbarungen (Submission Agreements, SA) werden im Hintergrund als XML-Dateien gespeichert und beinhalten Informationen, die relevant für die Abwicklung des Ablieferungs- und Ingest-Prozesses sind, aber auch für das gesamte Preservation Planning.

Bei Aufruf der Seite im Browser wird ein Login-Fenster angezeigt. Falls Sie noch kein Login besitzen, klicken Sie auf den Link unter den Eingabefeldern, um einen Zugang zu beantragen. Ein Benutzer mit Administrationsrechten muss Sie anschliessend freischalten.

Anschliessend wird eine Liste der bereits vorhandenen SA angezeigt. Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste, um zu den Bearbeitungsfunktionen zu gelangen.

Über das Menü links wird eine neue Ablieferungsvereinbarung erstellt:

Der Name der neuen Ablieferungsvereinbarung muss die folgende Struktur aufweisen:

sa_[Organisationskürzel]-[Laufnummer]

also beispielsweise:

sa_DRS2-001

Die Ablieferungsvereinbarung ist einem Projekt zuzuweisen (in der Regel ist hier das Archiv hinterlegt). Als Konfigurationswahl ist der Eintrag „submAgr“ (für Ablieferungsvereinbarung, respektive Submission Agreement) auszuwählen.

Administratoren
Die Ablieferungsvereinbarungen können nur vom Administrator gelöscht werden.
Die Ablieferungsvereinbarung wird ohne Nachfrage gelöscht.

1. gewünschte Ablieferungsvereinbarung kopieren und entsprechend benennen
2. alte Ablieferungsvereinbarung löschen

Wenn Sie Gross und Kleinschreibung ändern möchten, müssten Sie folgende Schritte durchführen.

1. gewünschte Ablieferungsvereinbarung in Dummy kopieren
2. alte Ablieferungsvereinbarung löschen
3. Dummy Ablieferungsvereinbarung kopieren und entsprechend benennen
4. Dummy Ablieferungsvereinbarung löschen

Administratoren
Die Ablieferungsvereinbarungen werden als XML - Dateien gespeichert. Für einen Import muss diese XML in einen Ordner mit gleichen Namen kopiert und dann als als ZIP File gespeichert werden.
Das ZIP kann nun importiert werden.

Um eine Ablieferungsvereinbarung zu editieren klickt man diese in der Liste der Ablieferungsvereinbarungen an und gelangt dann in das Übersichtsfenster:

Hier stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Ablieferungsvereinbarung ändern: Dies ist die zentrale Funktion, über welche die Ablieferungsvereinbarung zur Bearbeitung in einem separaten Fenster (siehe nächsten Abschnitt) geöffnet wird.
• Web-Ansicht generieren: Mit dieser Funktion wird der Inhalt der Ablieferungsvereinbarung für die Anzeige im Browser vorbereitet und kann bei Bedarf auch ausgedruckt werden.
• Ablieferungsvereinbarung exportieren: Die Ablieferungsvereinbarung wird als XML-Datei in gezippter Form an einen anzugebenden Ort gespeichert.

Das Bearbeitungsfenster, in welchem die Ablieferungsvereinbarungen erstellt und bearbeitet werden, wird über die oben angezeigte Schaltfläche „Ablieferungsvereinbarung ändern“ geöffnet. Hierfür ist auf dem eingesetzten Computer die Java-Laufzeitumgebung (JRE) notwendig. Sie kann unter http://www.java.com/de/download/ gratis heruntergeladen werden.

Wird eine neu erstellte und noch leere Ablieferungsvereinbarung geöffnet, füllt der Editor die wichtigsten Grundlageninformationen bereits automatisch aus:

Klickt man die Fragezeichen links von den Feldbezeichnungen an, werden Detailinformationen zu den einzelnen Feldern angezeigt. Hinter den jeweiligen Feldern wird jeweils mit einem Symbol angezeigt, ob der eingetragene Wert gültig ist oder nicht.

Nach der Bestätigung wird das Hauptfenster geöffnet, wo die weitere Bearbeitung der Ablieferungsvereinbarung erfolgt:

Es empfiehlt sich, in der linken Fensterhälfte das Register „Einfügen“ auszuwählen, wo Elemente angezeigt werden, die an der Position des Cursors eingefügt werden können.

In der rechten Fensterhälfte wird der Inhalt der Ablieferungsvereinbarung angezeigt. Weist ein Element ein Symbol mit grünen Listeneinträgen auf, so sind zu diesem Element Attribute festzulegen. Klicken Sie hierzu auf grüne Listensymbol, um das entsprechende Eingabefenster zu öffnen.

Auch hier können über die Fragezeichen Detailinformationen zu den einzelnen Elementen der Ablieferungsvereinbarung angezeigt werden:

Die Beschreibung ist in der Regel auf Englisch und Deutsch vorhanden. Im Register „Kinder-Elemente“ wird ersichtlich, welche Unterelemente mindestens einmal (+), genau einmal (keine spezielle Kennzeichnung, oder nicht zwingend (?) vorkommen müssen.

Ist ein Element rot eingefärbt bedeutet dies, dass es noch nicht allen formellen Anforderungen entspricht. Bevor Sie den Status einer Ablieferungsvereinbarung auf „final“ setzen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Elemente gelb sind und damit die Ablieferungsvereinbarung alle formellen Vorgaben erfüllt. Sie können (englische) Hinweise über die noch fehlenden Punkte erhalten, indem Sie im Menü auf „Datei“ – „Bewertung“ klicken:

Wenn Sie die Ablieferungsvereinbarung fertig editiert haben, dann speichern Sie sie über Datei –> Speichern und schliessen den Editor.

Die Ablieferungsvereinbarung muss einige Mindestdefinitionen enthalten. Diese sind in der folgenden Struktur beschrieben.

Ablieferungsvereinbarung [Liste: Vereinbarungs-ID, Titel, Status]
  Aktenproduzent
    Kontaktinformationen
      Kontakt-ID
      Organisation
      Departement
      Kurzform => SIP-Creator -> Organisation
  Archiv [Liste: ISIL-Code]
    Kontaktinformationen
      Kontakt-ID
      Organisation
      Departement
      Kurzform
  Überblick
    Unterlagen
      Generelle Beschreibung
      Erstellung
    Bewertungsentscheidung
  Datenlieferung [Liste: dssID]
    Titel
    Zeitplan
    Kategorie
    Unterlagentyp (DC)
    Dateiformat

Der Begriff „Liste“ verweist auf den Inhalt im Popup.

SIP-Creator Organisation der ausgewählten Person.

Beispiel für eine Ablieferung mit Frequenz.

Neue Elemente können via Reiter „Einfügen“ oder das Menü „Einfügen“ in das SA eingefügt werden. Es werden nur Elemente angezeigt, die an der ausgewählten Position möglich sind.
Bsp: Ausgangsdatum bei einem Zeitplan.

Die Ablieferungsvereinbarung wurde nun im Hintergrund als XML-Datei erstellt. Sie kann von den Werkzeugen SIP-Creator, Docupack und Documill ab sofort verwendet werden. Damit die Ablieferungsvereinbarung in gut lesbarer Form im Browser dargestellt werden kann wählen Sie wiederum den Menüpunkt „Bearbeitung einer Ablieferungsvereinbarung“ an. Dort wählen Sie dann „Web-Ansicht generieren“ aus.

Administratoren
Projekte werden durch den Administrator verwaltet. Er kann Projekte umbenennen, Ablieferungsvereinbarungen zwischen Projekten verschieben, Teilnehmer (Benutzer) zu Projekten hinzu fügen.

Administratoren
Unter Benutzerverwaltung sind alle Anmeldungen für Registrierung aufgelistet.
Nach dem autorisieren können Sie die Benutzerdaten anpassen, den Benutzer zu Projekten hinzufügen oder löschen.