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Editor für Ablieferungsvereinbarungen (SA)
Der Editor für Ablieferungsvereinbarungen ist eine browserbasierte Umgebung, in der Ablieferungsvereinbarungen erstellt, verändert und verwaltet werden. Den Editor haben wir getestet mit Internet Explorer, Firefox und Google Chrome. Die Ablieferungsvereinbarungen (Submission Agreements, SA) werden im Hintergrund als XML-Dateien gespeichert und beinhalten Informationen, die relevant für die Abwicklung des Ablieferungs- und Ingest-Prozesses sind, aber auch für das gesamte Preservation Planning.
Anmeldung
Bei Aufruf der Seite im Browser wird ein Login-Fenster angezeigt. Falls Sie noch kein Login besitzen, klicken Sie auf den Link unter den Eingabefeldern, um einen Zugang zu beantragen. Ein Benutzer mit Administrationsrechten muss Sie anschliessend freischalten.
Liste der bestehenden SA anzeigen
Anschliessend wird eine Liste der bereits vorhandenen SA angezeigt. Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste, um zu den Bearbeitungsfunktionen zu gelangen.
SA erstellen/kopieren/löschen
Neue SA erstellen
Über das Menü links wird eine neue SA erstellt:
Der Name der neuen SA muss die folgende Struktur aufweisen:
sa_[Organisationskürzel]-[Laufnummer]
also beispielsweise:
sa_DRS2-001
Die SA ist einem Projekt zuzuweisen (in der Regel ist hier das Archiv hinterlegt). Als Konfigurationswahl ist der Eintrag „submAgr“ (Submission Agreement) auszuwählen.
SA kopieren
SA löschen
Administratoren
Die SA können nur von Administratoren gelöscht werden. Die SA wird ohne Nachfrage gelöscht.
SA umbenennen
- gewünschte SA kopieren und entsprechend benennen
- alte SA löschen
Wenn Sie Gross und Kleinschreibung ändern möchten, müssten Sie folgende Schritte durchführen.
- gewünschte SA in Dummy kopieren
- alte SA löschen
- Dummy SA kopieren und entsprechend benennen
- Dummy SA löschen
SA importieren
Administratoren
Die SA werden als XML-Dateien gespeichert. Für einen Import muss diese XML-Datei in einen Ordner mit gleichem Namen kopiert und dieser Ordner dann gezippt werden.
Das ZIP kann nun importiert werden.
SA editieren
Um eine SA zu editieren klickt man diese in der Liste der SA an und gelangt dann in das Übersichtsfenster:
Hier stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- SA ändern: Dies ist die zentrale Funktion, über welche die SA zur Bearbeitung in einem separaten Fenster (siehe nächster Abschnitt) geöffnet wird.
- Web-Ansicht generieren: Mit dieser Funktion wird der Inhalt der SA für die Anzeige im Browser vorbereitet und kann bei Bedarf auch ausgedruckt werden.
- SA exportieren: Die SA wird als XML-Datei in gezippter Form an einen anzugebenden Ort gespeichert.
Editor
Das Bearbeitungsfenster, in welchem die SA erstellt und bearbeitet werden, wird über die oben angezeigte Schaltfläche „SA ändern“ geöffnet. Hierfür ist auf dem eingesetzten Computer die Java-Laufzeitumgebung (JRE) notwendig. Sie kann unter http://www.java.com/de/download/ gratis heruntergeladen werden.
Wird eine neu erstellte und noch leere SA geöffnet, füllt der Editor die wichtigsten Grundlageninformationen bereits automatisch aus:
Klickt man die Fragezeichen links von den Feldbezeichnungen an, werden Detailinformationen zu den einzelnen Feldern angezeigt. Hinter den jeweiligen Feldern wird jeweils mit einem Symbol angezeigt, ob der eingetragene Wert gültig ist oder nicht.
Nach der Bestätigung wird das Hauptfenster geöffnet, wo die weitere Bearbeitung der SA erfolgt.
Darstellung
Es empfiehlt sich, in der linken Fensterhälfte das Register „Einfügen“ auszuwählen, wo Elemente angezeigt werden, die an der Position des Cursors eingefügt werden können.
In der rechten Fensterhälfte wird der Inhalt der SA angezeigt.
Zusatzinformationen
Weist ein Element ein Symbol mit grünen Listeneinträgen auf, so sind zu diesem Element Zusatzinformationen (Attribute) festzulegen. Klicken Sie hierzu auf grüne Listensymbol, um das entsprechende Eingabefenster zu öffnen.
Hilfe (Fragezeichen)
Über die Fragezeichen werden Detailinformationen zu den einzelnen Elementen der SA angezeigt werden:
Die Beschreibung ist in der Regel auf Englisch und Deutsch vorhanden. Im Register „Kinder-Elemente“ wird ersichtlich, welche Unterelemente mindestens einmal (+), genau einmal (keine spezielle Kennzeichnung, oder nicht zwingend (?) vorkommen müssen.
Elemente einfügen
Neue Elemente können via Reiter „Einfügen“ oder das Menü „Einfügen“ in das SA eingefügt werden. Es werden nur Elemente angezeigt, die an der ausgewählten Position möglich sind.
Bsp: Durch Klick auf Ausgangsdatum, wird das Element in das SA eingefügt und auf der rechten Fensterhälfte dargestellt.
Elementinhalte bearbeiten
Mit dem Mauszeiger in das gewünschte Element klicken und den Inhalt bearbeiten.
Element löschen
Der Mauszeiger positionieren und mit der Taste [Del] oder [Backspace] das Element samt Inhalt löschen.
Speichern
Wenn Sie das SA fertig bearbeitet haben, dann speichern Sie es über Datei –> Speichern.
Tipp
Gängige Shortcuts können verwendet werden.
Formelle Anforderungen
Ist ein Element rot eingefärbt bedeutet dies, dass es noch nicht allen formellen Anforderungen entspricht. Bevor Sie den Status einer SA auf „final“ setzen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Elemente gelb sind und damit die SA alle formellen Vorgaben erfüllt. Sie können (englische) Hinweise über die noch fehlenden Punkte erhalten, indem Sie im Menü auf „Datei“ – „Bewertung“ klicken:
SA Baum
Die SA muss einige Mindestdefinitionen enthalten. Diese sind in der folgenden Struktur beschrieben.
Ablieferungsvereinbarung [Zusatzinformationen: Vereinbarungs-ID, Titel, Status] Aktenproduzent Kontaktinformationen Kontakt-ID Organisation Departement Kurzform => SIP-Creator -> Organisation Archiv [Zusatzinformationen: ISIL-Code] Kontaktinformationen Kontakt-ID Organisation Departement Kurzform Überblick Unterlagen Generelle Beschreibung Erstellung Bewertungsentscheidung Datenlieferung [Zusatzinformationen: dssID] Titel Zeitplan Kategorie Unterlagentyp (DC) Dateiformat
SIP-Creator → Organisation
Im SIP-Creator sieht ein Benutzer nur die SA die seiner Organisation zugeteilt sind. Damit ein SA einer Organisation zugeteilt wird, muss im Feld Kurzform der Name der Organisation stehen. Die Benutzerverwaltung vom SIP-Creator muss der Administrator vornehmen.
Beispiel: Benutzer = „guenter“, Organisation = „Informatik Docuteam“
Beispiele
Zeitplan > Frequenz
SA publizieren
Die SA wurde nun im Hintergrund als XML-Datei erstellt. Sie kann von den Werkzeugen SIP-Creator, Docupack und Documill nach einem definierten Zeitraum von max. 15. Minuten verwendet werden. Damit die Vereinbarung in gut lesbarer Form im Browser dargestellt werden kann wählen Sie wiederum den Menüpunkt „Bearbeitung einer SA“ an. Dort wählen Sie dann „Web-Ansicht generieren“ aus.
Projektverwaltung
Administratoren
Projekte werden durch den Administrator verwaltet. Er kann Projekte umbenennen, SA zwischen Projekten verschieben und Teilnehmer (Benutzer) zu Projekten hinzufügen.