Lors du traitement de documents électroniques ou physiques, on entre tôt ou tard en contact avec des données personnelles. En principe, celles-ci doivent être protégées et ne pas apparaître, ne serait-ce que dans un inventaire accessible au public. Dans les communes de moyenne ou grande importance, on doit en plus s'assurer que les données personnelles soient accessibles uniquement pour les services qui les ont saisies et gérées.

Les données personnelles classifiées proviennent en général des domaines suivants :

• Demandes d'asile politique ou économique
• Naturalisations (refusées)
• Inventaires de succession
• Affaires policières et judiciaires
• Aide sociale
• Tutelles, curatelles et interdictions
• Dossiers personnels de toute sorte
• Dossiers d'écoliers ou d'étudiants (si conservés)

La liste n'est pas exhaustive. Pour les cas non-mentionnés, il est souvent question de bon sens quant à la décision de classifier certaines données ou non.

Les cantons suisses règlent chacun à leur manière les délais de protection. En règle générale, ces délais figurent dans dans la législation cantonale sur la protection des données et/ou sur les archives.

L'archiviste ou la personne référente pour les archives est responsable de l'application et du respect de ces délais de protection. Il/elle doit décider de cas en cas si les dossiers demandés peuvent être communiqués ou non. Docuteam ne peut pas connaître de manière sûre le contenu - et par conséquent l'existence de données personnelles - de chaque unité de description. Docuteam kann nicht bei jeder Verzeichnungseinheit mit Bestimmtheit wissen, ob darin möglicherweise schützenswerte Personendaten enthalten sind. Auch wenn im Dossiertitel selber keine Personennamen genannt werden, kann nicht ausgeschlossen werden, dass innerhalb des Dossiers schützenswerte Personendaten vorkommen. Bei jedem einzelnen Dossier muss deshalb überprüft werden, ob mit der Herausgabe an einen Benutzer keine Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Mit Hilfe von Hinweisen im Archivverzeichnis soll diese Aufgabe erleichtert werden, indem wo immer möglich und sinnvoll Schutzfristen gesetzt werden oder zumindest mit einem Informationstext darauf hingewiesen wird, dass es sich um besonders schützenswerte Daten handeln könnte. Zudem ist es möglich, im Verzeichnis schützenswerte Personennamen auszublenden. Aus diesem Grunde erstellen wir zwei verschiedene Archivverzeichnisse: Einerseits ein Gesamtverzeichnis für die Verwaltung oder die entsprechende Abteilung, in welchem schützenswerte Personennamen eingesehen werden können, andererseits ein Verzeichnis für Archivbenutzer, in welchem die schützenswerten Personennamen unterdrückt sind.