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docuteam Webgate

L'accès et la consultation d'un fonds d'archives à travers un inventaire imprimé ne correspond plus aux besoins actuels des utilisateurs. La dématérialisation progressive des ressources a habitué le public des archives à la recherche en ligne : les bons vieux inventaires imprimés sont désormais dépassés !

Forts de ces observations, nous avons développé une interface web, que nous pouvons désormais proposer à nos clients pour la consultation de leurs inventaires d'archives : Webgate.

Accès

Docuteam webgate est accessible à l'adresse : http://webgate.docuteam.ch, et son interface a été traduite en 3 langues : Français, English, Deutsch.

Inscription des utilisateurs / droits

A la clôture du mandat d'archivage, vous recevrez une invitation par mail à vous enregistrer sur notre portail. C'est là que vous devrez définir un mot de passe pour votre accès. Que celui-ci soit personnel ou collectif, la transmission du mot de passe est faite sous votre responsabilité. En cas d'accès collectif par service, nous vous recommandons de redéfinir le mot de passe chaque fois qu'un collaborateur quitte le service.

Enregistrez-vous avec votre adresse e-mail et le mot de passe que vous aurez choisi :

Fonctions

Choix de la langue

La langue peut-être choisie individuellement (par accès) dans la barre des fonctions :

Page d'accueil

La page d'accueil vous propose la liste des inventaires d'archives que vous pouvez consulter :

  1. La fonction Retour fonctionne comme le bouton du même nom dans la barre du navigateur. Elle est prévue pour l'affichage sur tablettes, dont le navigateur n'est pas forcément aussi détaillé.
  2. la fonction Accueil vous ramène vers cette page depuis n'importe où dans le site.


Affichage du détail d'un fonds

En cliquant sur le nom du fonds d'archives, ou sur le bouton Montrer, vous accédez au détail de l'inventaire de ce fonds :

La liste ne s'affiche que si vous avez accès à plusieurs inventaires / fonds. Si un seul de vos fonds est décrit, c'est directement celui-ci qui est affiché.

Plan de classement / arborescence

L'arborescence, affichée à gauche des pages vous montre :

  1. tous les niveaux supérieurs de la hiérarchie, sur fond gris clair
  2. la rubrique actuellement consultée, sur fond gris anthracite
  3. les sous-ensembles directs de cette rubrique, avec indentation, sur fond blanc
    1. le chiffre placé à côté de chaque sous-rubrique vous indique combien elle possède de sous-ensembles directs

NB : la rubrique consultée dans l'illustration étant le niveau supérieur (le titre du fonds), il n'y a pas de hiérarchie à afficher au-dessus.

Détails

Dans la partie droite de la page (principale) sont affichés les détails de la rubrique :

  1. Normalement, c'est toujours le groupe Identification (les métadonnées obligatoires de la norme ISAD-G), qui s'affiche et qui est développé.
    1. les éventuelles indications de lieux figureront également dans ce groupe.
  2. les 3 autres groupes de métadonnées selon ISAD-G ne seront affichés que si leurs champs ont été renseignés (contexte; contenu et structure; conditions d'accès et utilisation)
    1. Un seul groupe de métadonnées peut être ouvert à la fois. L'ouverture d'un deuxième groupe ferme automatiquement le précédent.

Recherche

Le champ de recherche est affiché en permanence en haut à gauche de la fenêtre :

Une recherche simple peut être lancée directement depuis le menu. Chaque argument soumis fera l'objet d'une recherche en texte intégral dans tous les champs (équivalent à Champs de texte dans la recherche avancée):

Dans la recherche avancée , Référence permet de chercher une cote de dossier, et les champs Année - de-à permettent de restreindre la recherche à une période donnée.

Les résultats obtenus seront ordonnés suivant leur place dans la hiérarchie du fonds. La colonne Arborescence affichera toujours les deux niveaux supérieurs (indentés) pour chaque résultat :

fr/docuteam/webgate.txt · Zuletzt geändert: 2017/09/14 14:41 von Penelope Weissman